Seit 1.1.2023 ist das eigenständige Ticket- und Bezahlsystem des BJV nun live. Zeit, um ein erstes Fazit zu ziehen. Anfang Oktober 2022 mussten wir relativ flott entscheiden, wie der BJV zum neuen Jahr hin seine Veranstaltungen verwalten möchte. Schlussendlich hat sich hier die Chance aufgetan, mit einem passenden Tool Arbeitsprozesse zu erleichtern, mehr Transparenz zu den Ressortleitern zu schaffen und weniger Umwege in der Verwaltung zu gehen. Der Zeitrahmen für die Einführung eines digitalen Systems war sehr sportlich, schließlich sollten Anfang Dezember bereits die Ressortleiter und Bezirke in der Nutzung geschult werden, um die Jahrestermine gleich im neuen System einpflegen zu können.
Durch eine Testinstanz und unzählige Testbuchungen, Optimierung des automatsichen Mailverkehrs, Analyse der Rechtevergabe, Testen der Zahlungswege und einem ordentlichen Anteil an Try & Error konnte dieser Zeitplan eingehalten werden und das System pünktlich live gehen. Ronny Skroblin hat hier federführend agiert und meine Arbeit als Geschäftsführer unglaublich entlastet. Zum Glück konnte ich ihn direkt von dem Tool begeistern und ihn für die Sache gewinnen. DANKE!
Mit dem 1.1.2023 ging das System dann live und insbesondere die Anmeldungen inkl. Zahlungen wurden einzeln von mir kontrolliert. Ich wollte sicherstellen, dass das System seinen Dienst erfüllt. Abgebrochene Buchungen wurden kontaktiert und der Grund erfragt, Falscheinstellungen für Meldungen konnten behoben werden und die Problemfälle gelöst werden. PayPal tritt als Zahlungsdienstleister auf, es kann mit PayPay-Account, Kreditkarte und per Bankeinzug bezahlt werden. Es ist also nicht zwwangsläufig ein PayPal-Account notwendig. Der Genehmigungsantrag für Sofortüberweisung ist gestellt und wir warten auf die Bestätigung, um eine weitere Zahlungsform anbieten zu können. Der Rechnungskauf ist mit viel händischer Arbeit verbunden (Kontrolle des Zahlungseingangs, Eingabe im Ticketsystem, Starten und Kontrollieren des Mahnverfahrens etc.) - ein Aufwand, den der BJV für sich bewusst reduzieren wollte, um Kapazitäten für die Verbandsgestaltung zu gewinnen und diese nicht in die Verbandsverwaltung fließen zu lassen. Daher ist die Möglichkeit des Rechnungskaufes im Ticketsystem nicht verfügbar.
Zusammenfassend kann ich ein erstes positives Zwischenfazit ziehen, wir werden nun die Meldungen zu Meisterschaften und Turnieren noch auswerten und dann das Meldeverfahren ggf. auch für die Bezirke öffnen, um so einen Service anbieten zu können. Hier wollen wir jedoch mit Bedacht agieren, um Probleme im Sportbetrieb für Meisterschaften und Turniere zu vermeiden.
Seit dem 1.1.2023 wurden über das Ticketsystem folgende Kennzahlen festgestellt:
- 765 Anmeldungen zu Veranstaltungen
- 170 eingetragenen Veranstaltungen
- über 300 automatisierte Rechnungsstellungen
Zahlen, die sich sehen lassen können.
Florian Ellmann
